Wil je medewerkers een cadeaubon, bonus of andere reward geven? Dan krijg je al snel met de WKR te maken. Maar “belastingvrij” betekent niet dat iedere beloning automatisch buiten de belasting blijft. In 2026 heb je als werkgever een vrije ruimte van 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Wat daar precies onder valt, hangt af van de soort beloning en de fiscale behandeling ervan.
Voor HR zijn daarom twee vragen belangrijk: welke beloning past bij de medewerker? en hoe moet je die fiscaal verwerken?
Wat is de WKR?
De werkkostenregeling bepaalt hoe werkgevers bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor medewerkers fiscaal behandelen.
Binnen de WKR zijn grofweg drie fiscale routes relevant:
- een vergoeding of beloning valt in de vrije ruimte;
- er geldt een gerichte vrijstelling;
- er geldt een nihilwaardering.
Daarnaast bestaan voordelen die helemaal geen loon vormen. Een kleine persoonlijke attentie kan daar onder voorwaarden een voorbeeld van zijn.
Het onderscheid is belangrijk! Een opleiding die onder een gerichte vrijstelling valt, hoeft bijvoorbeeld niet ten koste te gaan van dezelfde vrije ruimte als een kerstpakket of cadeaubon.
Hoeveel vrije ruimte heeft een werkgever in 2026?
Voor 2026 geldt:
| Fiscale loonsom | Vrije ruimte |
| Tot en met € 400.000 | 2,00% |
| Boven € 400.000 | 1,18% |
De vrije ruimte wordt berekend over de totale fiscale loonsom van de werkgever. Het is dus geen vast belastingvrij bedrag per medewerker. Ook kun je ongebruikte vrije ruimte niet meenemen naar een volgend kalenderjaar.
Stel dat de fiscale loonsom € 1.000.000 bedraagt. Dan is de vrije ruimte in 2026:
- 2,00% van € 400.000 = € 8.000
- 1,18% van € 600.000 = € 7.080
De totale vrije ruimte bedraagt dan € 15.080.
Besteedt de organisatie € 16.000 aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen die in de vrije ruimte vallen, dan is de overschrijding € 920. Over die € 920 betaalt de werkgever 80% eindheffing, in dit voorbeeld € 736.
Een intern budget per medewerker kan wel handig zijn om de beschikbare ruimte te verdelen. In onze uitleg over het HR-budget voor medewerkerswaardering lees je hoe je zo’n budget breder kunt opbouwen.
Welke beloningen kunnen binnen de WKR?
Veel bekende personeelsbeloningen kunnen via de vrije ruimte worden verwerkt. Dat betekent niet dat er voor iedere beloning een aparte fiscale vrijstelling bestaat.
| Beloning of voorziening | Behandeling in hoofdlijnen | Ten laste van vrije ruimte? |
| Cadeaubon | Kan als eindheffingsloon worden aangewezen | Meestal wel |
| Kerstpakket | Kan als eindheffingsloon worden aangewezen | Meestal wel |
| Sportabonnement | Kan onder voorwaarden via de vrije ruimte | Vaak wel |
| Geldbonus | Kan in bepaalde gevallen worden aangewezen, mits gebruikelijk | Mogelijk |
| Werkgerelateerde cursus of opleiding | Kan onder een gerichte vrijstelling vallen | Niet, als aan de voorwaarden is voldaan |
| Koffie, thee en fruit op de werkplek | Nihilwaardering | Nee |
| Kleine persoonlijke attentie tot € 25 inclusief btw | Kan onder voorwaarden geen loon zijn | Nee |
| Cadeaubon van € 25 voor een verjaardag | Valt niet onder de uitzondering voor een kleine persoonlijke attentie | Eventueel vrije ruimte |
De precieze fiscale behandeling hangt altijd af van de omstandigheden en de manier waarop de werkgever de verstrekking verwerkt.
Kan een cadeaubon belastingvrij aan een medewerker worden gegeven?
Ja, een cadeaubon kan binnen de WKR onbelast bij de medewerker terechtkomen wanneer de werkgever deze correct als eindheffingsloon aanwijst, aan de gebruikelijkheidseis voldoet en voldoende vrije ruimte beschikbaar heeft.
De Belastingdienst noemt cadeaubonnen zelf als voorbeeld van wat werkgevers met de WKR onbelast kunnen geven. Dat maakt een cadeaubon echter niet automatisch vrijgesteld.
Geef je bijvoorbeeld € 50 aan iedere medewerker als eindejaarsgeschenk, dan kun je die waarde doorgaans in de vrije ruimte onderbrengen. De waarde telt dan mee bij het totale WKR-gebruik van de organisatie.
Voor HR betekent dit dat je bij een beloningssysteem voor medewerkers niet alleen moet bepalen welke beloningen je aanbiedt, maar ook vooraf moet vastleggen welk budget daarvoor beschikbaar is.
Kan een geldbonus belastingvrij binnen de WKR?
Een geldbonus is niet per definitie uitgesloten van de WKR. Werkgevers kunnen bepaalde loonbestanddelen in geld als eindheffingsloon aanwijzen. Daarbij moet wel worden voldaan aan de gebruikelijkheidseis. De WKR mag dus niet zonder meer worden gebruikt om grote delen van regulier belast salaris om te zetten in onbelaste vergoedingen.
Dit onderscheid is belangrijk, omdat soms wordt gezegd dat geld nooit via de WKR kan worden gegeven. Dat is te kort door de bocht. De vraag is niet alleen of de beloning uit geld bestaat, maar ook of aanwijzing als eindheffingsloon in die situatie is toegestaan én of er voldoende vrije ruimte over is.
Wat is de gebruikelijkheidstoets?
Een werkgever kan niet onbeperkt loonbestanddelen in de vrije ruimte onderbrengen.
Om een vergoeding, verstrekking of voorziening als eindheffingsloon aan te wijzen, moet deze voldoen aan de gebruikelijkheidseis. De Belastingdienst kijkt daarbij naar wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De vergoeding of verstrekking mag in beginsel niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is.
De Belastingdienst hanteert daarnaast in de praktijk een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dat bedrag worden aangewezen vergoedingen en verstrekkingen in beginsel als gebruikelijk beschouwd.
€ 2.400 is géén extra belastingvrije ruimte
De € 2.400 is geen persoonlijke WKR-vrijstelling die iedere medewerker automatisch krijgt. Het bedrag heeft betrekking op de beoordeling van de gebruikelijkheid.
Je organisatie moet nog steeds voldoende vrije ruimte hebben.
Een werkgever met 100 medewerkers krijgt dus niet automatisch € 240.000 extra belastingvrije ruimte doordat de doelmatigheidsgrens € 2.400 per persoon bedraagt.
Welke beloningen gaan niet ten koste van de vrije ruimte?
Niet iedere vergoeding hoeft uit de vrije ruimte te komen. Voor bepaalde zakelijke kosten bestaan gerichte vrijstellingen.
De Belastingdienst noemt voor 2026 onder meer:
- vervoer en bepaalde reiskosten;
- tijdelijk verblijf voor het werk;
- cursussen, congressen en vakliteratuur voor het onderhouden of verbeteren van beroepskennis;
- bepaalde opleidingen;
- verplichte arbovoorzieningen;
- bepaalde noodzakelijke hulpmiddelen;
- een Verklaring Omtrent het Gedrag;
- de thuiswerkvergoeding.
Voldoet een vergoeding aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling, dan gaat deze niet ten koste van de vrije ruimte.
Dat kan bij het opstellen van een waarderingsbudget verschil maken. Een relevante vakopleiding hoeft bijvoorbeeld niet automatisch uit hetzelfde budget te komen als een cadeau voor een behaald teamresultaat.
Wat zijn nihilwaarderingen?
Voor sommige voorzieningen op of rond de werkplek geldt fiscaal een waarde van € 0.
Voorbeelden zijn koffie, thee, gebak en fruit op de werkplek, bepaalde werkkleding en diverse voorzieningen op de werkplek. Deze nihilwaarderingen drukken niet op de vrije ruimte. Ze zijn fiscaal dus anders dan bijvoorbeeld een cadeaubon.
Het is daarom belangrijk om deze categorieën gescheiden te administreren. Anders gebruik je mogelijk vrije ruimte voor iets waarvoor dat helemaal niet nodig is.
Wanneer is een cadeau helemaal geen loon?
Er bestaat nog een relevante uitzondering voor kleine persoonlijke attenties.
Volgens het Handboek Loonheffingen 2026 kun je ervan uitgaan dat een kleine persoonlijke attentie geen loon is wanneer aan drie voorwaarden wordt voldaan:
- de attentie wordt gegeven bij een persoonlijke gelegenheid waarbij anderen normaal ook een attentie zouden geven;
- het is geen geld of waardebon;
- de factuurwaarde bedraagt maximaal € 25 inclusief btw, exclusief afzonderlijk vermelde bezorgkosten.
Een bos bloemen van maximaal € 25 voor een verjaardag kan daar bijvoorbeeld onder vallen.
Een cadeaubon van € 25 voldoet niet aan deze uitzondering, omdat een waardebon expliciet wordt uitgesloten.
Ook een kerstpakket is geen persoonlijke attentie in deze betekenis. Het houdt verband met het werkgeverschap en moet fiscaal op een andere manier worden beoordeeld.
Hoe zit het met een cadeau bij een werkjubileum?
Een werkjubileum ontstaat juist door de arbeidsrelatie. Een jubileumgeschenk kun je daarom niet zonder meer behandelen als een kleine persoonlijke attentie, zoals bloemen voor een verjaardag.
Afhankelijk van de vorm en omstandigheden kan zo’n beloning wel via de WKR worden verwerkt.
Het fiscale vraagstuk is daarbij slechts één kant. Een jubileum krijgt meer betekenis wanneer je ook benoemt wat iemand in die jaren heeft bijgedragen. In ons artikel over werkjubilea persoonlijk vieren vind je praktische voorbeelden.
Wat gebeurt er als je over de vrije ruimte heen gaat?
Een overschrijding is toegestaan. De beloning wordt dus niet ineens verboden zodra de vrije ruimte op is. Over het bedrag waarmee de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever 80% eindheffing.
Dat maakt vooraf plannen belangrijk.
Stel dat HR in december ontdekt dat vrijwel alle vrije ruimte al is gebruikt, terwijl er nog kerstpakketten en eindejaarsbeloningen gepland staan. Dan kunnen die laatste uitgaven een stuk duurder worden dan vooraf begroot.
Een praktisch WKR-overzicht bevat daarom minimaal:
| Onderdeel | Wat houd je bij? |
| Beschikbare vrije ruimte | Berekening op basis van fiscale loonsom |
| Gerichte vrijstellingen | Apart van vrije ruimte |
| Nihilwaarderingen | Apart registreren waar nodig |
| Reeds bestede vrije ruimte | Doorlopend actualiseren |
| Geplande beloningen | Kerst, jubilea, prestaties, campagnes |
| Verwachte marge | Ruimte voor onverwachte momenten |
Zo voorkom je dat je alleen naar het bedrag van één cadeau kijkt en het totale jaarbudget uit het oog verliest.
Fiscaal toegestaan betekent nog niet dat een beloning goed werkt
De WKR vertelt je hoe je een beloning fiscaal verwerkt. De regeling zegt niks over welke beloning medewerkers als eerlijk of waardevol ervaren.
Een cadeaubon van € 50 kan fiscaal prima binnen de vrije ruimte passen en toch weinig betekenen wanneer niemand begrijpt waarom hij wordt gegeven.
Andersom kan een klein gebaar veel sterker landen wanneer de erkenning concreet is:
“Dank je dat je tijdens de drukke week twee nieuwe collega’s hebt geholpen. Daardoor kon het team de achterstand wegwerken zonder dat zij er alleen voor stonden.”
De beloning ondersteunt dan de waardering in plaats van deze te vervangen.
Daarom maken we bij JobRewards bewust onderscheid tussen waardering en beloning. Waardering benoemt de bijdrage. Een reward kan dat moment vervolgens ondersteunen.
Hoe voorkom je scheve gezichten bij belonen?
De fiscale regels zijn voor iedereen hetzelfde, maar de verdeling van beloningen is een HR-keuze.
Wanneer de ene manager regelmatig rewards uitdeelt en een andere manager bijna nooit, kan een regeling formeel correct zijn en toch oneerlijk voelen.
Leg daarom vooraf vast:
- welk gedrag of welke momenten aanleiding kunnen zijn voor een beloning;
- wie een beloning mag toekennen;
- welke bandbreedtes je gebruikt;
- welk budget beschikbaar is;
- hoe HR controleert of verschillen tussen teams verklaarbaar zijn.
Wil je dit verder uitwerken, gebruik dan de 9 regels voor eerlijk belonen van medewerkers.
Moet iedere vorm van waardering geld kosten?
Nee.
Erkenning hoeft niet altijd aan een financieel voordeel gekoppeld te zijn. Persoonlijke feedback, ontwikkelmogelijkheden, verantwoordelijkheid of zichtbaarheid kunnen minstens zo relevant zijn, afhankelijk van wat de medewerker waardeert. Dat is ook praktisch wanneer je WKR-ruimte beperkt is. Bekijk bijvoorbeeld deze 15 niet-financiële manieren om medewerkers te belonen.
Zo voorkom je dat je waarderingsbeleid afhankelijk wordt van één fiscaal budget.
Hoe organiseer je medewerkersbeloningen slim binnen de WKR?
Een werkbare aanpak bestaat uit vier stappen.
- Bereken eerst de beschikbare vrije ruimte
Baseer dit op de actuele fiscale loonsom en houd rekening met andere uitgaven die al onder de WKR vallen.
- Controleer per uitgave of een andere fiscale categorie geldt
Kijk eerst of sprake is van een gerichte vrijstelling, nihilwaardering of voordeel dat geen loon vormt. Gebruik de vrije ruimte pas wanneer dat de juiste categorie is.
- Reserveer budget voor terugkerende momenten
Denk aan kerst, jubilea, teamresultaten en organisatiebrede campagnes. Laat daarnaast enige ruimte over voor onverwachte erkenningsmomenten.
- Koppel het fiscale budget aan duidelijke HR-afspraken
Bepaal welk gedrag of welke mijlpalen je wilt erkennen en hoe medewerkers keuzevrijheid krijgen. Een puntensysteem of rewardplatform verandert de fiscale regels niet: de onderliggende beloning moet nog steeds correct worden behandeld.
De waarde van een platform zit vooral in het organiseren van het proces. Je kunt afspraken, budgetten, momenten en beloningen op één plek structureren, zodat waardering minder afhankelijk wordt van toeval of één manager.
Let ook op de btw
De WKR gaat over loonheffingen. De aftrek van btw op personeelsvoorzieningen en geschenken kent eigen regels.
Voor de btw geldt onder meer een afzonderlijk drempelbedrag van € 227 exclusief btw per ontvanger per boekjaar voor bepaalde giften en personeelsvoorzieningen. De precieze berekening volgt uit het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting (BUA).
Ga er daarom niet vanuit dat iets wat binnen de WKR onbelast kan worden gegeven automatisch ook volledig aftrekbaar is voor de btw.
Wat verandert er in de WKR in 2027?
Voor 2026 blijft de vrije ruimte 2,00% over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
Vanaf 1 januari 2027 stijgt volgens de Rijksoverheid het percentage over de eerste € 400.000 naar 2,16%.
Daarnaast bevat het Belastingplan 2027 wijzigingen rond de belastingvrije personeelskorting op producten van het eigen bedrijf. Die voorstellen zijn op Prinsjesdag 2026 bij de Tweede Kamer ingediend en moeten het parlementaire proces nog doorlopen. Controleer daarom bij het opstellen van het beloningsbeleid voor 2027 altijd de definitieve regelgeving.
WKR en waardering: houd fiscaliteit en HR-doel uit elkaar
De WKR geeft werkgevers ruimte om medewerkers fiscaal gunstig iets extra’s te geven. Gebruik die mogelijkheid bewust.
Begin bij: Welk gedrag, welke bijdrage of welke mijlpaal willen we erkennen?
Bepaal daarna welke vorm van waardering past en hoe je die fiscaal verwerkt.
Zo blijft een beloning een middel binnen goed werkgeverschap en wordt het geen los cadeau zonder context.
Een goed beloningssysteem voor medewerkers helpt om die keuzes vooraf vast te leggen. JobRewards ondersteunt organisaties vervolgens bij het structureel organiseren van erkenning, persoonlijke rewards, budgetten en terugkerende waarderingsmomenten.
Dit artikel geeft algemene informatie over de WKR en is geen individueel fiscaal advies. Controleer bij bijzondere of grote beloningen de actuele regels van de Belastingdienst of bespreek de situatie met je salarisadministrateur of fiscaal adviseur.